小さい会社だと、だいたい社長が中心になります。社長一人で成り立っているという場合も多いかもしれません。パワーコンテンツジャパン株式会社も、私一人で成り立っているとは言いませんが、予定は私が中心になっていることがほとんどです。
例えば弊社はグーグルカレンダーで予定を管理していますが、全員がそれぞれのカレンダーを使用するというよりは、一つのカレンダーを全員で共有することで間に合っています。
そのカレンダーに入っている予定は9割くらい社長の予定なんですね。だから、社員のみんなは私がいつどこで何をしているかというのは知っているんです。
社長の予定を公表することがまず大事
小さい会社に多いですが、社長の予定を公開しない会社というのもあります。そうすると、「なんかよく出入りしてるな」というように思われるくらいで、社長が日頃何をやってるか社員にはわかりません。
そういうスタイルだと、だんだん信頼や信用が失われて行くというか、不信感につながって行く。社長が別に悪いことをしていなくても、社員が日々「何やってるんだろう」と思うということが不安につながっていくということがあります。
ですから、私の予定は社員を雇った段階から公開してきています。「○○さんとミーティング」とか「セミナー」とか。そういうことも伝えています。
予定をオープンにするだけでは実は足りない
社長にしてみれば、予定は全部オープンにしているから社員はわかって動いてくれているはずだと言うような方もいますが、オープンにしているだけでは不十分だと私は考えています。
例えば社長に社外ミーティングが入ったとき、なぜその人と今のタイミングで会うのか、何のために会うのか、最終的に何の目的を達成したいためにその予定を入れているのか、どんな経緯で知り合った人なのか、というところまで説明がないと意味がないと思うんです。
例えば複数のミーティングが入っていたとすると、普通に見たらそれぞれのミーティングの重要度は同じだに見えます。ところが、一人は10年来の親友で、久しぶりに再会してこれから事業やっていこうと盛り上がった。そして正式に打ち合わせをすることになった人。
もう一人はどこかの交流会で知り合って、一度当社の説明を聞いてほしいと言われた営業マンだった、ということになれば、ミーティングの重要度は同列ではないわけです。だから予定を公開して、その上で背景を説明するということをしなければいけない。そうすると社員は考えて動けるようになるわけです。
予定の背景を社員にも共有することで、自発的な行動が生まれる
例えば今の例でいうと、社長にとっての10年来の親友が来たら、社員もそういう対応をしますよね。「社長の10年来の親友が来るならテーブルも綺麗にしておこうかな」とか。
実際その人が来社した時にはお茶を出して、「社長とはだいぶ昔からのお付き合いがあるようで」というような会話をすることになるでしょう。もう一人の場合は営業マンですから、普通に対応をすると。また、好んで会いたい営業マンもいれば、仕方がなく会うような営業マンもいると思います。
例えば知り合いの紹介で断り切れなかった営業マンで、一応話を聞くけどあまり会いたくないと思っているとか。そしたら、例えば一時間経ってもミーティングが終わらなそうだったら、社員が入って来てくれるとか。「社長は終わらせたいんだろうけど、終われないんだろうな」と。そういうふうに、気が利くようになる。これは背景がわかってないと考えられないんです。
例えばうちの社員の方は、素性が分かっていてどんな仕事関係かもわかっている人との打ち合わせの時には、一時間経った時にお茶が出ます。いい意味の方向の打ち合わせが長引いているんだな、とわかっているからお茶が出てくるんですね。
そうでない場合は、お茶は出てこないです。私も一時間くらいで終わらせようとしているから。具体的にはそんなふうに、考えて対応してくれているというところがあります。
横須賀輝尚