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定例会議について

パワーコンテンツジャパン株式会社は月に一度定例会議をしています。定例会議については、固定しないで都度開けばいいという意見もありますし、会議そのものが無駄なんじゃないかという意見もあります。

会議は時間ばっかりかかって無意味なのではないか、チャットやメールでやっちゃえば時間の効率も上がるんじゃないかというのがその理由です。

「定例会議」は少し古い概念かもしれない

日本の歴史の中では、比較的、会議は悪者というふうに言われてきた経緯があります。ただ一方で、1990年後半ぐらいから「ブレインストーミング」という言葉も広まってきた。そこで、みんなで話すということが評価されてきたという側面もあります。

今では、多くの会社で目的に応じたブレストをしたり、会議をしたりするのが主流で、もはや「定例会議」という言葉自体が古くなってきています。

パワーコンテンツジャパン株式会社としては、もともと昔は、毎月月初に定例会議をしていました。それから一度定例会議を廃止して、今はまた定例会議を行うようになっています。なぜ弊社は定例会議を再開したのか、今日はそのお話をしたいと思います。

定例会議を再開した経緯

そもそも最初に定例会議を始めたときには、明確な理由はありませんでした。まさに「なんとなく」。会社勤めをしたことはないですが、月初にはみんなで集まるものなんじゃないか、全員で会議する場ってあった方がいいんじゃないか、くらいの感覚でした。

ですが、定例会議で私が社員に「何かある?」と聞いても、特に何も出てこない。その時間のほとんどは私が喋って終わりで、会議中の雰囲気もあまり良くない。感想も特にないと。さらに、社員の誰か一人が調子が悪かったり私が出張で会社にいなかったりすると、その日は会議がなくなる。そして他の日に振替することもなく、自然消滅することが結構ありました。

私は、自然消滅するものってあんまりよくないと思っています。だから定例会議についてもしばらくやめていました。これはかなり前の話で、そこから少し前までは、都度会議を全体でしていました。都度会議のきっかけとして多いのは、私にやりたいことがあるとき。そこでみんなにそれぞれイニシアチブを取って、というので集まってもらうことが多かった。

会議では、進捗報告は人ごとにしてもらう

定例会議を再開したのは、ある社員から「月一回はあつまった方がいいんじゃないんですか」と言われたことがきっかけです。理由を聞いたら、スタッフの人数が増えてきて、それぞれやることが多くなってきたから、漏れが出ないようにと。それから、みんながいろんなことに気づけるように、全員の進捗確認の場を作った方がいいんじゃないですかと。そう言われたのがきっかけです。

最初は天才塾担当から、LEGALMAGIC担当から、というふうに、事業の担当者ごとに進捗報告をしてもらっていました。ですが、あまりしっくりこない。弊社の考え方というのは役職や担当に人がつくのではなくて、人に仕事がつくという発想なんです。だから、事業ごとに話してもらうんじゃなくて人ごとに話してもらったほうがいいと考えました。

そうでないと、例えば天才塾の担当者が二人いたとしたら、発言していないもう一人のスタッフが仕事をしたのかしてないのかわからないからです。そこで、一人ひとりの進捗確認がベストなんじゃないかというので、いまでは人ごとに進捗報告をしてもらうというスタイルに落ち着きました。

結局、弊社は合計7人でそこまで規模が大きくないので、会議や会議の良し悪しはファシリテーター次第のところがあります。そうすると、話しやすい環境づくり、空気づくりは必要な技術です。当面は私が立ち会ってやっていく予定ですが、ファシリテートをする人の役割は大きいと思います。これは色々な会社でもいえることでしょう。

会議の効能

会議をすると、当人たちが何を考えているのかというのがニュアンスも含めてわかる。それに、個人を褒める場でもある。みんなの前で褒められるとちょっと違いますから、そういう場にもなるといいと思っています。私は嘘はつかないので、社員から出た意見やアイデアについていいものはいいと言いますし、厳しいものは正直にそう言います。

それから、実際に社員からは、会社の売り上げを上げよう、集客をどうしようというようなことについての連帯意識が、会議をしてから生まれたと言われました。かっこいい言い方をすれば、点と点をつないだという感じです。

進行については、今後はファシリテーターを固定せずに交代でやってみようかなと考えています。緊張感がないと、会議に参加していてもオブザーバーになってしまうんです。毎回座るだけ、指名された時に何か発言すればいいと思ってると、やっぱりだんだん慣れてきてしまいます。ファシリテーターは、会議で全体がちゃんと回るように考えなければなりません。そういった慣れをなくすためにも、交代制は有効かなと考えているところです。

全員の発言量を近づける

ほかに全体会議で心がけているのは、全員の発言量をなるべく近づけること。ボリュームが多い業務を担当しているスタッフはどうしても話す量が増えてしまいますが、極端に誰かの発言量が少なくならないようにするというのは心がけています。今日発言が少ないな、と思う人には、「どう思う?」とあえて意見を求めたりとか。笑い話や雑談も含めて、発言量を近づけるようにしています。

弊社の特色に、飲食を禁止していないというのもあります。ミンティアとか食べてますが、これは結構いいことなんです。コミュニケーションが生まれるということもあるんですが、程よい緊張の緩和にもなるんです。会議中に無音だと緊迫してしまって、音も立てにくいし気軽に喋りにくい。この辺りの緩さが弊社の特色だと思います。

社員から出た意見は正しい

定例会議というのは確かに古いかもしれません。それでも、業務や進捗なんかを全体として把握するためには、弊社はあった方がいいと思っています。なにより、それが社員から出た意見だというのが決め手になっています。

「中から出た意見は正しい」というのが、今の私の感覚です。もちろんわがままは別ですが。経営判断とかマーケティングに関しては少し置いておきますが、社員が「こんなことがあったほうがいい」というのは、大概は正しいという気が最近はしています。

定例会議についての弊社のこれまでの歴史と、会議の効能についてお伝えしました。弊社の特徴は、「人に仕事がつく」という考え方をしているところ。ですから、会議の進捗報告も業務ごとではなく、人ごとにしてもらっています。

それから、会議では一人ひとりの発言量をできるだけ近づけて、ある人が極端に発言量が少ないという状況にならないように気をつけています。弊社に限らず、他の会社でも、ファシリテーターやマネージャーの役割が重要になるのではと考えています。

横須賀輝尚

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